Kilometrówka – w jaki sposób ją rozliczać?
Kilometrówka to sposób ewidencji przebiegu pojazdu, którego zasady naliczania są ściśle ustalone polskimi przepisami. Znajomość tych zasad może nam bardzo ułatwić codzienną pracę, a także prowadzenie działalności gospodarczej oraz jest dla nas korzystna finansowo.
Kiedy wykorzystuje się kilometrówkę?
Aby móc zgodnie z prawem użytkować wszelkie maszyny i pojazdy będące własnością firmy, należy wprowadzić je do ewidencji środków trwałych firmy. Do ewidencji tej jednak nie zaliczymy własności osobistej właściciela firmy, czy też jego pracowników, na przykład ich aut osobowych. Są to tak zwane samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych.
Często jednak zdarza się, że właściciel firmy użytkuje prywatny samochód do celów służbowych lub też użycza prywatnego auta swoim pracownikom, również w czasie ich pracy.
W niektórych firmach oferuje się pracę osobom posiadającym prawo jazdy i własne auto i oczywiście firma musi się wówczas rozliczyć z kosztów eksploatacji, jakie poniósł pracownik w swoim prywatnym samochodzie.
Do tego celu wykorzystuje się kilometrówkę – by sprawdzić, ile faktycznie samochód przejechał w sprawach służbowych i czy koszty eksploatacji nie były wyższe podczas jego użytkowania w sprawach służbowych.
Prywatne auto do celów służbowych
Często właściciel firmy nie kupuje firmowego auta, bo go na nie nie stać albo po prostu nie jest mu ono potrzebne na co dzień na tyle, by koszty jego eksploatacji mogły się szybko zwrócić. Dużo częściej użytkuje on jednak prywatny samochód do celów firmowych, by na przykład zawieść dokumenty do urzędu lub pojechać na spotkanie z klientem do innego miasta.
Podobnie często wymaga się od pracowników, by użytkowali własne auto w celach służbowych, gdy od czasu do czasu potrzeba przejechać gdzieś własnym środkiem transportu.
Jak rozliczać kilometrówkę?
Aby rozliczyć ewidencję przebiegu pojazdu, należy zainstalować specjalny program na komputerze firmowym. Do systemu będziemy wprowadzać różne dane dotyczące eksploatacji danego pojazdu, na przykład: pojemność silnika, długość przejechanej trasy, dodatkowe wydatki związane z eksploatacją auta (płyn do spryskiwaczy, myjnia itp.).
Kilometrówka na podstawie tych niezbędnych danych zostanie wyliczona dokładnie przez system komputerowy. Na tej podstawie dowiemy się, jaką część wydatków związanych z eksploatacją tego auta można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Rzecz jasna, właściciel firmy powinien skrupulatnie gromadzić wszystkie faktury, jakie posiada w związku z użytkowaniem auta prywatnego swojego czy innych pracowników, bowiem to one stanowią niepodważalny dowód tego, czy rzeczywiście takie wydatki miały miejsce.
Jak to się odbywa w praktyce?
Kilometrówkę rozlicza się w praktyce w niemal każdej firmie. Prawo i ekonomia są nierozerwalnie ze sobą związanymi pojęciami, ponieważ aby każdy dochód był legalny, musi zostać wcześniej uwzględniony w przepisach prawa i opatrzony specjalnymi procedurami. W praktyce rozliczanie kilometrówki zwykle wygląda tak, że pracownik posługujący się w pracy prywatnym autem podjeżdża na stację paliw i tankuje paliwo w określonej ilości biorąc na to fakturę.
Podobnie, gdy ma potrzebę skorzystania z myjni czy mechanika podczas wykonywania obowiązków służbowych. Po przekazaniu tej faktury do księgowości jego pracodawca ewidencjonuje czas i długość trasy pracownika na podstawie zużytego paliwa i przejechanej trasy, a także opłaca fakturę. Rozwiązanie to bywa bardzo przydatne w wielu małych firmach, w których jeździ się rzadko.
